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烟草行业公文格局存在的问题及对策

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来源: 雪茄123 专稿 作者:徐正平 熊应驰 更新日期:2005-4-18 雪茄123 专稿 为规范烟草行业的公文格局，加强烟草行业公文处理工作的规范化、制度化、科学化建设，国家局单位依据《国家

来源:雪茄123专稿 作者:徐正平　熊应驰 更新日期:2005-4-18
　　雪茄123专稿　　为规范烟草行业的公文格局，加强烟草行业公文处理工作的规范化、制度化、科学化建设，国家局单位依据《国家行政机关公文格局》（GB/T9704-1999）拟定了《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理方法》（国烟办〔2001〕256号）。该方法严厉规定了烟草行业公文格局标准（以下简称“新公文格局”），新公文格局自2001年7月1日正式实施以来，对规范行业的公文格局，提高公文质量起到了很大的作用。可是，公文格局不规范的表象在部分单位仍有存在，应导致高度重视并加以处理。
　　一、多见的不规范格局
　　（一）短斤少两
　　很多公文存在要素不全的缺点。完好的、规范的公文标题，通常应具有“三要素”，即发文机关称号、事由、文种，以标明由谁发文、为何发文和用什文种发文。2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理方法》作出清晰规定：“公文标题应当精确简要地归纳公文的主要内容（事由）并标明公文品种（文种），通常应当标明发文机关”。例1中，缺少了行文机关名，如有多个下属单位呈报了增加电脑的请示，这就给公文的登记、保留、传阅、批复和查找带来了紊乱，影响公文处理的速度和质量。短斤少两的缺点还包含上报公文未标明签发人，成文时间只标明晰年和月，版记部分最后一个抄报（抄送、分送）机关后未标句号，附件未标示“附件”字样，多页文件未刺进页码，页码数据摆布未标“—”线段等。
　　（二）弄巧成拙
　　新公文格局规定发文字号由发文机关代字、年份和序号构成。例2中，发文机关代字不需要多加“字”字，序号不编虚位，不加“第”字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章方位时，应采取调整行距、字间的措施加以处理，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法处理，例3中的标识为负担。附件称号后不加标点，例4中的逗号和句号都是剩余的。2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理方法》第三章公文格局第十条第六款中清晰规定“公文标题中除法规、规章称号加书名号外，通常不必标点符号”。例5中假如取消标点，就可以简化成“X县烟草专卖局转发省市局对于仔细展开清产核资工作的通知”。弄巧成拙的还有在单一机关制发的公文落款处签署发文机关称号等。
　　（三）滥竽充数
　　有的公文内行文顶用文件号替代文件名，如例6。文件的编号的设置是为了便于登记、保留和查阅，不能用来替代某个事项。如工作中需查阅该文件，查阅单位（部门）通常能提供该文件触及的事项，而无法提供文件号，致使文件难以顺畅查找。因而用文件编号作标题不能到达公文告之的作用，影响公文的处理。新公文格局规定发文字号年份用六角括号“﹝﹞”括入，例6顶用方括号“［　］”或圆括号“（　）”都是不规范的。例7中，成文时间中的“○”不能用“零”替代，也不能用阿拉伯数字“0”替代。滥竽充数的还有附件的落款用印章替代，签发人名字用仿宋替代楷体，公文标题用黑体替代小标宋体，正文用楷体替代仿宋，主题词词目用黑体替代小标宋体等。
　　（四）上窜下跳
　　公文有的要素有固定的方位，不能随意调集。有的公文标题不是从眉首赤色反线下空二行开始，要么不空或只空一行，要么空三四行。有的随意调整版记的高度，未将最后一行的反线置于最后一页的最后一行。有的将附件放置印章和成文时间的下面。有的成文时间随意调集，不契合上距正文最后一行2—4mm的标准。有的印章随意下压成文时间，未按规范的下套方法（当印章下弧无文字时以印章下弧压在成文时间上）或中套方法（当印章下弧有文字时以印章中心线压在成文时间上）加盖。有的双面印制时页码数字都放在右边或居中，未到达单页码居右空一字，双页码居左空一字的要求等。
　　二、应采取的对策
　　行业公文机关公文是行业内行政管控、组织生产运营中构成的具有法定效能和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，也是行业对外联络中文明形象的表现。不规范的公文不只有违公文的权威性、严肃性和规范性，影响行业对外的文明形象，并且影响到行业工作自动化电子公文远程传输系统的使用和推行，必须导致咱们的高度重视，采取相应的措施，防止不规范公文的呈现。
　　（一）加强学习，提高专业本质
　　文秘人员（包含文印、档案、机要人员）承担着公文处理的主要职责，抓好文秘部队建设，提高人员的专业本质是规范公文格局的关键。一要把好用人关。要把真实有能力、本质高、职责心强的人才充实到文秘部队中来。二要加强对文秘部队的业务培训。恰当组织或选送文秘人员参与专业常识培训。三要催促文秘人员加强业务学习。新公文格局是在原公文格局的基础上修订而成的，内容有较大的变化，公文处理的有关人员要仔细学习《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理方法》和《烟草行业公文格局标准》，通晓新公文格局的内容和要求，差异新、旧公文格局。要通过考试、测验等方法催促文秘人员扩大常识视界，把握政策法规和行业规范，以确保公文格局的规范统一。
　　（二）严厉审核，确保公文质量
　　要拟定严厉的办文程序，在公文处理中做到多级审核，层层把关。公文在草拟部门完成初稿后，要有认识地对格局进行开始审核。主要留心阿拉伯数字和汉字的使用是不是契合规范，是不是漏记附注内容，简称是不是规范，标题的要素是不是完全，等等。文印部门的审核重点是：版面尺度、排版标准、版记方位等是不是契合规范，字体字号、页码标示是不是契合规定要求，附表方位是不是适宜，是不是漏页、错装，等等。公文送负责人签发前，单位文秘人员要审核公文的眉首、主体以及版记中的个要素是不是完全，标识是不是规范，眉首是不是要加隐秘等级、保密期限和紧迫程度，是不是要加签发人名字，发文字号是不是规范，印章加盖是不是规整标准，信函、指令、会议纪要等特别公文格局是不是契合新公文格局的要求，等等。公文收到后，收发人员要对影响处理的不规范部分进行修正，然后再进入处理程序。
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烟草行业公文格局存在的问题及对策

未知2015-11-07 18:26阅读：次

来源: 雪茄123 专稿 作者:徐正平 熊应驰 更新日期:2005-4-18 雪茄123 专稿 为规范烟草行业的公文格局，加强烟草行业公文处理工作的规范化、制度化、科学化建设，国家局单位依据《国家

来源:雪茄123专稿 作者:徐正平　熊应驰 更新日期:2005-4-18
　　雪茄123专稿　　为规范烟草行业的公文格局，加强烟草行业公文处理工作的规范化、制度化、科学化建设，国家局单位依据《国家行政机关公文格局》（GB/T9704-1999）拟定了《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理方法》（国烟办〔2001〕256号）。该方法严厉规定了烟草行业公文格局标准（以下简称“新公文格局”），新公文格局自2001年7月1日正式实施以来，对规范行业的公文格局，提高公文质量起到了很大的作用。可是，公文格局不规范的表象在部分单位仍有存在，应导致高度重视并加以处理。
　　一、多见的不规范格局
　　（一）短斤少两
　　很多公文存在要素不全的缺点。完好的、规范的公文标题，通常应具有“三要素”，即发文机关称号、事由、文种，以标明由谁发文、为何发文和用什文种发文。2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理方法》作出清晰规定：“公文标题应当精确简要地归纳公文的主要内容（事由）并标明公文品种（文种），通常应当标明发文机关”。例1中，缺少了行文机关名，如有多个下属单位呈报了增加电脑的请示，这就给公文的登记、保留、传阅、批复和查找带来了紊乱，影响公文处理的速度和质量。短斤少两的缺点还包含上报公文未标明签发人，成文时间只标明晰年和月，版记部分最后一个抄报（抄送、分送）机关后未标句号，附件未标示“附件”字样，多页文件未刺进页码，页码数据摆布未标“—”线段等。
　　（二）弄巧成拙
　　新公文格局规定发文字号由发文机关代字、年份和序号构成。例2中，发文机关代字不需要多加“字”字，序号不编虚位，不加“第”字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章方位时，应采取调整行距、字间的措施加以处理，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法处理，例3中的标识为负担。附件称号后不加标点，例4中的逗号和句号都是剩余的。2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理方法》第三章公文格局第十条第六款中清晰规定“公文标题中除法规、规章称号加书名号外，通常不必标点符号”。例5中假如取消标点，就可以简化成“X县烟草专卖局转发省市局对于仔细展开清产核资工作的通知”。弄巧成拙的还有在单一机关制发的公文落款处签署发文机关称号等。
　　（三）滥竽充数
　　有的公文内行文顶用文件号替代文件名，如例6。文件的编号的设置是为了便于登记、保留和查阅，不能用来替代某个事项。如工作中需查阅该文件，查阅单位（部门）通常能提供该文件触及的事项，而无法提供文件号，致使文件难以顺畅查找。因而用文件编号作标题不能到达公文告之的作用，影响公文的处理。新公文格局规定发文字号年份用六角括号“﹝﹞”括入，例6顶用方括号“［　］”或圆括号“（　）”都是不规范的。例7中，成文时间中的“○”不能用“零”替代，也不能用阿拉伯数字“0”替代。滥竽充数的还有附件的落款用印章替代，签发人名字用仿宋替代楷体，公文标题用黑体替代小标宋体，正文用楷体替代仿宋，主题词词目用黑体替代小标宋体等。
　　（四）上窜下跳
　　公文有的要素有固定的方位，不能随意调集。有的公文标题不是从眉首赤色反线下空二行开始，要么不空或只空一行，要么空三四行。有的随意调整版记的高度，未将最后一行的反线置于最后一页的最后一行。有的将附件放置印章和成文时间的下面。有的成文时间随意调集，不契合上距正文最后一行2—4mm的标准。有的印章随意下压成文时间，未按规范的下套方法（当印章下弧无文字时以印章下弧压在成文时间上）或中套方法（当印章下弧有文字时以印章中心线压在成文时间上）加盖。有的双面印制时页码数字都放在右边或居中，未到达单页码居右空一字，双页码居左空一字的要求等。
　　二、应采取的对策
　　行业公文机关公文是行业内行政管控、组织生产运营中构成的具有法定效能和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，也是行业对外联络中文明形象的表现。不规范的公文不只有违公文的权威性、严肃性和规范性，影响行业对外的文明形象，并且影响到行业工作自动化电子公文远程传输系统的使用和推行，必须导致咱们的高度重视，采取相应的措施，防止不规范公文的呈现。
　　（一）加强学习，提高专业本质
　　文秘人员（包含文印、档案、机要人员）承担着公文处理的主要职责，抓好文秘部队建设，提高人员的专业本质是规范公文格局的关键。一要把好用人关。要把真实有能力、本质高、职责心强的人才充实到文秘部队中来。二要加强对文秘部队的业务培训。恰当组织或选送文秘人员参与专业常识培训。三要催促文秘人员加强业务学习。新公文格局是在原公文格局的基础上修订而成的，内容有较大的变化，公文处理的有关人员要仔细学习《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理方法》和《烟草行业公文格局标准》，通晓新公文格局的内容和要求，差异新、旧公文格局。要通过考试、测验等方法催促文秘人员扩大常识视界，把握政策法规和行业规范，以确保公文格局的规范统一。
　　（二）严厉审核，确保公文质量
　　要拟定严厉的办文程序，在公文处理中做到多级审核，层层把关。公文在草拟部门完成初稿后，要有认识地对格局进行开始审核。主要留心阿拉伯数字和汉字的使用是不是契合规范，是不是漏记附注内容，简称是不是规范，标题的要素是不是完全，等等。文印部门的审核重点是：版面尺度、排版标准、版记方位等是不是契合规范，字体字号、页码标示是不是契合规定要求，附表方位是不是适宜，是不是漏页、错装，等等。公文送负责人签发前，单位文秘人员要审核公文的眉首、主体以及版记中的个要素是不是完全，标识是不是规范，眉首是不是要加隐秘等级、保密期限和紧迫程度，是不是要加签发人名字，发文字号是不是规范，印章加盖是不是规整标准，信函、指令、会议纪要等特别公文格局是不是契合新公文格局的要求，等等。公文收到后，收发人员要对影响处理的不规范部分进行修正，然后再进入处理程序。

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